Технология экспертизы ценности документов

Категория:

Описание

Технология экспертизы ценности документов: диплом. работа Тамб. гос. ун-т им. Г.Р.Державина. Институт культуры и искусств. Кафедра библиотечно-информационных ресурсов – Тамбов, 2013. – 61 с.
Ключевые слова: экспертиза ценности, экспертная комиссия, архив.
Объект исследования: процесс экспертизы ценности документов.
Цель дипломной работы — рассмотреть организационно-технологические аспекты экспертизы ценности документов.
Методы работы: В качестве методов исследования в работе были применены общенаучные методы анализа и синтеза, методы сравнительно-исторического исследования, методы организационного проектирования систем управления документацией, методы унификации и стандартизации.
В ходе дипломной работы были решены следующие задачи: рассмотрена нормативно-методическая база экспертизы ценности документов, рассмотрены виды и функции экспертных комиссий, изучена система критериев оценки и отбора документов на хранение, порядок проведения экспертизы ценности документов, рассмотрено документирование результатов проведения экспертизы ценности документов.
Содержание
Обозначения и сокращения    4
Введение    5
1 Организация экспертизы ценности документов    10
1.1 Нормативно- методическая база экспертизы ценности документов    10
1.2 Виды и функции экспертных комиссий    18
2 Технология проведения экспертизы ценности документов    28
2.1 Критерии экспертизы ценности документов    28
2.2 Порядок проведения экспертизы ценности документов    38
2.3 Документирование результатов проведения экспертизы ценности документов    48
Заключение    59
Список использованных источников    61
Приложения    66

Обозначения и сокращения
ДОУ – документационное обеспечение управления
ЗАО – закрытое акционерное общество
ИС – информационная система
МУП – методы управления персоналом
ОСУ – организационная структура управления
УП – управление персоналом
УЧР – управление человеческими ресурсами
ФЗ РФ – Федеральный закон Российской Федерации
ЦЭК – центральная экспертная комиссия
ЭК – экспертная комиссия
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия.
Введение
Обоснование выбора темы (актуальность) работы. Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев. В рамках изучения данной темы, существует необходимость анализ организации, проведения и особенностей экспертизы ценности документов.
Современная экспертиза ценности документов имеет более чем полувековую историю и ведет начало с 20-х годов 20 в. Вопросы экспертизы ценности документов в наше время имеют особую актуальность. Учитывая сложность проблемы, сочетающей теоретические, методические и практические аспекты, необходимо в первую очередь проанализировать, что из прежнего опыта сохраняется, что подлежит отмене, что необходимо дополнить или уточнить, что следует разобрать заново.
Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет.
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий, участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Поэтому совершенствование процессов экспертизы и хранения документов становится приоритетной и важной задачей в деятельности различных учреждений и организаций. В организациях циркулирует значительное количество разнообразных документов, которые должны пройти экспертизу ценности документов. Поэтому обобщение отечественного опыта, анализ реального положения в организации является актуальной проблемой.
В настоящий момент приняты такие законодательные акты, как Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» от 22.12.2008 № 262-ФЗ  и Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного управления» от 09.02.2009 № 8-ФЗ .
Продолжается и административная деятельность в рамках Федеральной целевой программы «Электронная Россия». Оценивая сложившуюся ситуацию, Президент РФ подверг резкой критике состояние использования информационных технологий государственными органами в сфере социально-экономического управления, в частности, по проблемам «электронного правительства», «электронного документооборота», межведомственного информационного обмена, и указал на серьезное отставание в этом вопросе от стран-лидеров, несмотря на наличие «высокого интеллектуального потенциала и массы программистов» . Выдвинутые Президентом РФ задачи требуют полной концентрации внимания, усилий и ресурсов общества и государства для их решения, вызывают необходимость уточнения принятых ранее решений, для закрепления достигнутых результатов.
Оценка разработанности темы: Государственное делопроизводство в России складывалось исторически, длительно и постепенно, накапливая опыт работы с документами и переживая в отдельные моменты заметное ускорение этого процесса, как правило, связанное с существенными, даже коренными, преобразованиями социально-политической системы управления.
К настоящему времени в документоведении и ДОУ накоплен большой объем знаний по организации и методологии делопроизводства, отраженных в многочисленных монографиях, сборниках научных статей, учебниках, учебных и методических пособиях, подготовленных в ведущих научных центрах страны. В работах таких специалистов, как Быкова Т.А., Вялова Л.М., Емышева Е.М., Мосягина О.В., Пшенко А.В., Рогожин М.Ю., Санкина Л.В., Сувернева А.И., Тальчиков С.А., Шатина Н.В., Шишелова С.А., и многих других нашли освещение различные исторические, теоретические и прикладные проблемы документоведения, организации делопроизводства, процессов документационного обеспечения административной деятельности в государственных и отраслевых структурах управления.
В публикациях последнего времени поднимаются новые проблемы организации делопроизводства и документационного обеспечения деятельности, связанные с необходимостью выявления специфики использования электронной документации при администрировании.
Цель дипломной работы — рассмотреть организационно-технологические аспекты экспертизы ценности документов.
Задачи дипломной работы:
1. Рассмотреть нормативно-методическую базу экспертизы ценности документов.
2. Рассмотреть виды и функции экспертных комиссий.
3. Изучить систему критериев оценки и отбора документов на хранение.
4. Изучить порядок проведения экспертизы ценности документов.
5. Рассмотреть документирование результатов проведения экспертизы ценности документов.
Объект исследования: процесс экспертизы ценности документов.
Предмет исследования: организационно-технологические аспекты экспертизы ценности документов.
Методы работы: В качестве методов исследования в работе были применены общенаучные методы анализа и синтеза, методы сравнительно-исторического исследования, методы организационного проектирования систем управления документацией, методы унификации и стандартизации.
Практическая значимость работы: решение проблем экспертизы ценности документов, предложенные в данной работе, могут быть внедрены в практической деятельности экспертных комиссий государственных и коммерческих организаций.
Структура работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
Список использованных источников
1.    Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. — 27 октября 2004. — № 201.
2.    Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
3.    Основные правила работы ведомственных архивов (Введены в действие приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263). – М.: «Красная звезда», 1986.
4.    Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 // СЗ РФ. 2009. № 39. ст. 4614.
5.    Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. – 14 мая 2007 г. – № 20.
6.    Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. – 19 сентября 2011 г. – № 38.
7.    Приказ Министерства регионального развития РФ от 30 октября 2009 г. № 497 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве регионального развития Российской Федерации».
8.    Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».
9.    Приказ Минюста РФ от 19 ноября 2009 г. № 403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» // «Российская газета». – 30 апреля 2010 г. – № 93.
10.    Приказ Федеральной службы судебных приставов от 10 декабря 2010 г. № 682 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов» // СЗ РФ. № 2233. Ст. 67.
11.    Стенографический отчет о заседании Совета по развитию информационного общества в России 12 февраля 2009 г. – [Электронный ресурс] //https://archive.kremlin.rii/text/appears/2009/02/212850.shtml
12.    Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552.
13.    Положение о Государственной архивной службе России. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. № 552.
14.    ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. – М., 1984. – 168 с.
15.    ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998. – 58 с.
16.    ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. — М., Госстандарт, 1992.
17.    ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., Госстандарт России, 1997.
18.    Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М: ВНИИДАД, 1998,108с.
19.    Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.-М.: Госстандарт России, 2005.
20.    Основные правила работы ведомственных архивов. — М., 2003
21.    Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.98 № 19.
22.    Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., 1994
23.    Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). — ЦБНТ Минтруда Российской Федерации.- М.,1993,77 с.
24.    Авраменко, Т.Ф. Теоретические и методические вопросы выборочного приема документов на государственное хранение / Т.Ф. Авраменко, В.П. Козлов // Архивоведение. Археография. Экспресс-инф. – 1982. –№2 (19). – С. 15 – 18.
25.    Альбрехт, Б.В. Проблемы хранения документов по личному составу/ Б. В. Альбрехт // Вестник архивиста. – 1993. – №4 (16) – 5(17). – С. 12 – 15.
26.    Альтернатива: выбор пути. – М., 1990. – 60 с.
27.    Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов — М.: Бизнес-школа, 2001, 224с.
28.    Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 5-е, перераб. и доп.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002,187 с.
29.    Андреева В.И. Ценное — в архив! // Кадровик.ру. № 1. 2011. С. 22.
30.    Андреева, Л. С. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации / Л.С. Андреева, Г.Г. Бакалинская // Отечественные архивы. – 1992. – № 3. – С. 11 – 12.
31.    Архивная реформа: проблемы, пути развития // Отечественные архивы. –1992. – №3. – С. 17 – 22.
32.    Ащеулова, Е. Н. К проблеме особо ценных документов / Е. Н. Ащеулова // Отечественные архивы. – 1994. – № 3. – С. 21 – 31.
33.    Бакалинская, Г.Г. О работе по целевой комплексной экспертизе ценности архивных фондов сельского хозяйства // Г.Г. Бакалинская, Е.Э. Новикова // Отечественные архивы. – 1992. – № 2. – С. 5 – 9.
34.    Бакалинская, Г.Г. Работа Государственной архивной службы России с центральными органами политических партий, негосударственных экономических структур, творческих объединений России по включению их в состав источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации / Г. Г. Бакалинская // Вестник архивиста. – 1993. – № 6(18). – С. 12 – 16.
35.    Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. — Уч.-метод. пособие. — М.: МИФИ, 2006, 68 с.
36.    Вялова Л.М. Санкина Л.В., Шатина Н.В. Документы. Современные требования к оформлению. Уч. пособие. — М.: РГГУ, 2004,66 с.
37.    Гусятникова Д.Е. Кадровый учет «с нуля». – М.: «Дашков и К», 2009. – с. 112.
38.    Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В.Кузнецова, М.Т.Лихачев, А.Л.Райхцаум, А.В.Соколов: Сост. М.Т.Лихачев.-М.: Экономика, 2001, 271 с.
39.    Козлов, В.П. Документ в состоянии покоя / В. П. Козлов. – М., 1980. – 162 с.
40.    Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. — М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.
41.    Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 3-е., исправленное и доп. — М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2001, 224с.
42.    Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 2003, 96 с.
43.    Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов. – М., 1987. – 72 с.
44.    Митяев, К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития / К. Г. Митяев // Вопросы архивоведения. – 1964. – № 2. – С. 15 – 18.
45.    Митяев, К.Г. История и организация делопроизводства в СССР / К. Г. Митяев. – М., 1959. – 125 с.
46.    Организация использования документов ГАФ СССР (пособие для архивистов). – М., 1991. – 53 с.
47.    Основные правила работы архивов организаций. – М., 1986. – 239 с.
48.    Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная архивная служба России, 1993. – 128 с.
49.    Примерные положения об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждений, организаций, предприятий. – М., 1992. – С. 48.
50.    Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Уч. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 2004, 85 с.
51.    Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: «Юстицинформ», 2011. С. 222.
52.    Сильвестрова Т. Организация хранения документов и ответственность за нарушение сроков их хранения // Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности. – № 8. – 2011. – С.32.
53.    Сувернева А.И. Передача дел на архивное хранение // «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение». – № 12. – 2012. – С. 34.
54.    Шишелова С.А., Тальчиков С.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (под ред. Ковалевой Н.Н.). – М.: Гута, 2011. – с. 45.